A diferença entre um hóspede bem atendido e um anfitrião exausto costuma ser um conjunto de mensagens que já deviam estar prontas. Estes 7 modelos cobrem o ciclo inteiro — da confirmação ao pedido de avaliação — com o momento certo de cada envio. Copie, ajuste o tom para a sua marca e, quando cansar de mandar na mão, automatize.
Antes dos modelos: 3 princípios
- Antecipe, não responda. A mensagem boa chega antes da dúvida (“como pego a chave?”) virar pergunta às 23h.
- Uma informação por mensagem. Textão de 20 linhas não é lido. Cada envio tem um trabalho só.
- Tom de gente. Os modelos abaixo são estrutura — troque as palavras pelas suas. Hóspede percebe mensagem de robô sem alma.
Os 7 modelos
1. Confirmação da reserva — na hora
Oi, [nome]! Reserva confirmada 🎉 [Imóvel], de [check-in] a [check-out], para [nº] pessoas. Mais perto da data te mando as instruções de chegada. Qualquer dúvida até lá, é só chamar aqui — eu mesmo respondo. Boa viagem até já!
2. Uma semana antes — logística
Oi, [nome]! Semana que vem é a sua estadia no [imóvel] 😊 Para eu deixar tudo pronto: vocês chegam por volta de que horas? Precisam de algo especial (berço, vaga extra, indicação de mercado no caminho)?
3. Véspera do check-in — o acesso
Amanhã é o grande dia, [nome]! 🏡 Endereço: [endereço + link do mapa]. Check-in a partir das [hora]. Aqui está o guia da casa com Wi-Fi, senha da porta e dicas da região: [link do guia]. Chegando, me manda um oi!
Senha de porta e Wi-Fi ficam melhor num guia digital (link) do que soltos no chat: o hóspede acha depois, e você atualiza num lugar só.
4. Manhã seguinte à chegada — o cuidado
Bom dia, [nome]! Tudo certo com a chegada? Se faltou qualquer coisa ou algo não estiver do jeito que você esperava, me fala sem cerimônia — resolvo hoje.
Essa é a mensagem que evita a avaliação 3 estrelas: o problema aparece no dia 1, não na review.
5. Véspera do checkout — a saída
Oi, [nome]! Amanhã já é a saída — passou rápido, né? Checkout até as [hora]. Antes de sair: [instruções curtas — lixo, chaves, janelas]. Precisa de late checkout? Me pergunta que eu vejo se a agenda deixa.
6. Pós-checkout — agradecimento + avaliação
[Nome], obrigado por cuidarem tão bem da casa! 💚 Foi um prazer receber vocês. Se puder deixar uma avaliação no [Airbnb/Booking], ajuda demais o nosso trabalho: [link]. As portas estão sempre abertas!
7. Reativação — 10 a 11 meses depois
Oi, [nome]! Ano passado vocês estiveram aqui no [imóvel] por essa época… que tal repetir? 😊 Reservando direto comigo tem [X% de desconto / benefício] — sem taxa de portal. As datas de [mês] ainda estão abertas!
A nº 7 é a mais lucrativa da lista: é ela que transforma hóspede de portal em reserva direta — sem comissão.
O timing num quadro só
| Mensagem | Quando |
|---|---|
| 1 · Confirmação | Minutos após a reserva |
| 2 · Logística | 7 dias antes do check-in |
| 3 · Acesso + guia | Véspera do check-in |
| 4 · Cuidado | Manhã seguinte à chegada |
| 5 · Saída | Véspera do checkout |
| 6 · Avaliação | 2–4 horas após o checkout |
| 7 · Reativação | 10–11 meses após a estadia |
Mandar na mão ou automatizar?
Com um imóvel, dá para viver de lembrete no celular. Com dois ou mais, os envios começam a falhar exatamente nos dias mais cheios — que é quando o hóspede mais precisa deles. A automação resolve o timing; o seu texto continua sendo o seu texto.
No Hospeda, esses 7 envios viram automações ligadas à reserva: o sistema sabe o check-in e o checkout de cada hóspede e dispara a mensagem certa, pelo WhatsApp, na hora certa — incluindo o guia digital com senha e Wi-Fi do item 3. Você escreve uma vez e a régua roda para todo hóspede, de todo canal.
Perguntas frequentes
Posso automatizar WhatsApp com o meu número normal?
Automação séria usa a API oficial do WhatsApp Business, com modelos de mensagem aprovados — é o que garante entrega e evita bloqueio do número. Ferramentas de “robô” no número pessoal violam os termos do WhatsApp e arriscam banimento.
Mensagem automática não fica fria?
Fica — se o texto for de robô. Automatize o momento do envio e mantenha o texto pessoal (os modelos acima são seus, não do sistema). E responda as respostas: automação cuida da régua, não da conversa.